Wymiana danych w gronie programami księgowymi, systemami sprzedażowymi i centralnymi rejestrami wymaga dziś nie tylko dobrego oprogramowania, ale również przemyślanego sposobu komunikacji. W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur bardzo ważną rolę odgrywa KSeF API, czyli zestaw mechanizmów umożliwiających programom zewnętrznym komunikowanie się z systemem. W praktyce oznacza to, że użytkownik nie musi każdej operacji wykonywać ręcznie w osobnym środowisku, ponieważ określone czynności mogą być realizowane wprost z poziomu zintegrowanego programu.
Samo połączenie systemów nie sprowadza się jednakże do przesłania dokumentu. Powinno się uwzględnić sposób uwierzytelniania, strukturę danych, obsługę odpowiedzi systemu oraz sytuacje, w których komunikacja zostanie przerwana albo przekazane dane okażą się nieprawidłowe.
Integracja z KSeF API wymaga przede wszystkim ustalenia, jakie informacje mają być przekazywane i w którym momencie. W prostym wariancie system sprzedażowy może przygotować dane faktury, a następnie przekazać je do odpowiedniego interfejsu. Bardziej rozbudowane rozwiązania mogą przy tym pobierać informacje o statusie dokumentu, identyfikatorze nadanym przez system czy wynikach przetwarzania. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest rozdzielenie tych etapów. Samo wysłanie danych nie powinno być traktowane jako równoznaczne z zakończeniem całego procesu, ponieważ system zewnętrzny musi jeszcze stosownie zareagować na otrzymaną odpowiedź. Jeżeli już wystąpi błąd, potrzebna jest informacja pozwalająca ustalić jego przyczynę i zdecydować, czy dokument powinno się poprawić, przesłać ponownie, czy pozostawić do dalszej obsługi. Ma to znaczenie zwłaszcza przy większej liczbie faktur, gdzie ręczne sprawdzanie każdego przypadku bardzo szybko staje się czasochłonne.
Przy projektowaniu takiego połączenia warto też uwzględnić różnice pomiędzy środowiskiem testowym a produkcyjnym. Kod odpowiedzialny za komunikację może działać poprawnie w trakcie prób, a pomimo to wymagać dodatkowych zmian przed wykorzystaniem w faktycznym obiegu dokumentów. Znaczenie mają także limity, czas odpowiedzi oraz sposób reagowania na chwilową niedostępność usługi. W dobrze zaplanowanym rozwiązaniu nie zakłada się, że każda operacja zakończy się natychmiastowym powodzeniem. System powinien przechowywać informacje potrzebne do późniejszej kontroli i pozwalać odtworzyć przebieg operacji. Przydatne okazuje się także logowanie komunikatów technicznych, choć zakres zapisywanych danych powinno się dobrać tak, aby nie tworzyć niepotrzebnego zbioru informacji.
Kolejną kwestią jest dopasowanie integracji do sposobu pracy konkretnego przedsiębiorstwa. Przeciwnie może wyglądać wymianę faktur wystawianych pojedynczo, a zupełnie inaczej proces obejmujący setki lub tysiące dokumentów generowanych automatycznie. W pierwszym przypadku część czynności może pozostać pod kontrolą użytkownika, natomiast przy sporej skali większe znaczenie zyskują automatyczne kolejkowanie, ponawianie operacji i monitorowanie statusów. Należy także przewidzieć, co stanie się z dokumentem w systemie źródłowym, gdy przekazanie danych do KSeF zakończy się uchybieniem. Zbyt prosta logika może prowadzić do powstawania rozbieżności wśród lokalną bazą a stanem dokumentów w systemie centralnym. Dlatego KSeF API powinno się traktować nie jako pojedyncze połączenie techniczne, lecz jako detal całego procesu obiegu faktur, w którym znaczenie mają zarówno dane wejściowe, komunikacja, jak i dalsze przetwarzanie otrzymanych informacji.
Zobacz także: KSeF API.
